Schau mir in die Bücher, Kleines ‒ Kassenbuch führen leicht gemacht

Wenn es um das Thema Kassenbuch geht, kommen sowohl bei Neulingen wie bei alten Hasen immer wieder Fragen und Unklarheiten auf: Muss ich überhaupt ein Kassenbuch führen? Wie führe ich ein Kassenbuch? Welche Anforderungen sind zu beachten? Wir haben für Sie die wichtigsten Informationen zusammengetragen und beantworten im folgenden Text die häufigsten Fragen zur Kassenbuchführung.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Gesetzlich verpflichtet sind zur Führung eines Kassenbuchs im Handelsregister eingetragene Unternehmen, die bilanzpflichtig sind sowie alle Unternehmen, die zwar nicht eingetragen, aber trotzdem kaufmännische Geschäftsbetriebe sind.

Ausnahmen gelten für kleine Betriebe, die im Jahr weniger als 500.000 Euro Umsatz und weniger als 50.000 Euro Gewinn machen. Selbständige und diejenigen, die einem freien Beruf nachgehen, wie Journalisten, Ärzte, Künstler, sind ebenfalls von der Buchführungspflicht ausgeschlossen. Diese berechnen ihren Gewinn mittels Gewinn- und Verlustrechnung. Freiberufler, die sich freiwillig ins Handelsregister haben eintragen lassen, müssen wiederum ein Kassenbuch führen.

Doch generell gilt für alle: Bargeldbewegungen und Bargeldbestände innerhalb eines Unternehmens sind zu dokumentieren. Sobald Verkäufe mit Bargeld durchgeführt werden oder Barausgaben stattfinden, ist ein Kassenbuch erforderlich. Für Sie ist das Führen eines Kassenbuchs aber auch von Vorteil, da Sie auf diese Weise einen besseren Überblick über die Bargeldbewegungen Ihres Unternehmens haben, insbesondere wenn hauptsächlich Bareinnahmen gemacht werden.

Warum muss ich ein Kassenbuch führen?

Das Finanzamt kann das Kassenbuch anfordern, wenn es zu einer Steuerprüfung kommt. Der Steuerprüfer sieht sich das Kassenbuch gern genau an, um sich über die Tätigkeiten des Unternehmens zu informieren. Zudem werden vor allem Bargeldbewegungen aufgrund der hohen Manipulationsfähigkeit genau geprüft.

Da solche Prüfungen oftmals erst nach mehreren Jahren vorgenommen werden, ist es wichtig, das Kassenbuch richtig zu führen und alle Vorfälle ordentlich und nachvollziehbar zu dokumentieren. Bei Unregelmäßigkeiten in der Buchführung drohen hohe Steuernachforderungen und wer sich weigert, ein Kassenbuch zu führen, kann die Konzession verlieren. Bei gravierenden Fehlern kann das Finanzamt auch die gesamte Buchhaltung verwerfen oder bei Verdacht auf Steuerhinterziehung ein Strafverfahren einleiten.

Gesetzliche Grundlagen für das Kassenbuch

Was ist ein Kassenbuch?

Wenn Sie ein Kassenbuch führen, erfassen Sie dabei alle Bareinnahmen und -ausgaben innerhalb Ihres Unternehmens. Es gibt einige Anforderungen, die das Kassenbuch erfüllen muss. Diese finden sich zum Teil in den oben genannten Gesetzen sowie in den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD). Das Kassenbuch ist ein steuerrelevantes Dokument und muss für 10 Jahre aufbewahrt werden.

Hier ein Beispiel zum Führen eines Kassenbuchs:

Das Kassenbuch muss folgende Daten enthalten:

Fortlaufende, einmalige Nummer für jeden Eintrag

Datum des Eintrags

Buchungstext

Höhe der Einnahme oder Ausgabe

Steuersatz

Mehrwertsteuer

Aktueller Kassenbestand

Kassenbuch führen ‒ aber wie?

Die Einträge im Kassenbuch müssen nachvollziehbar sein. Das heißt, es dürfen nachträglich keine Einträge geändert oder unkenntlich gemacht werden. Änderungen bzw. Korrekturen werden durch einen neuen Eintrag vorgenommen und müssen als solche klar ersichtlich sein. Fehlerhafte Einträge werden durchgestrichen, so dass man den ursprünglichen Eintrag noch erkennen kann. Sowohl leere Zeilen im Kassenbuch als auch ein negativer Kassenbestand sind unzulässig.

Alle Geschäftsvorfälle müssen zeitlich geordnet sein. Eine willkürliche Tagesfolge ist nicht gestattet. Außerdem sollen die Angaben vollständig und richtig sein. Der Soll-Bestand muss  jederzeit mit dem Ist-Bestand verglichen werden können. Die Bareinnahmen und -ausgaben müssen täglich erfasst werden. Dazu zählen auch private Entnahmen und Einlagen. Im Falle einer Prüfung sollen die Daten in kurzer Zeit les- und auswertbar gemacht werden können, so dass ein Prüfer jederzeit einen Kassensturz vornehmen und den korrekten Kassenbestand ermitteln kann.

Wenn Sie ein Kassenbuch führen, gilt bei jedem Eintrag ins Kassenbuch: Keine Buchung ohne Beleg. Jedem Geschäftsvorfall muss daher ein entsprechender und aussagekräftiger Beleg zugrunde liegen. Wichtig ist auch eine Barkasse bzw. Geschäftskasse, in der das Bargeld aufbewahrt wird. Diese dient als Kontrollmittel für den Bargeldbestand und sollte strikt von privaten Geldern getrennt werden.

Zudem sollten Sie regelmäßig einen Kassensturz machen, das heißt, Ihre Barkasse zählen und dazu ein Zählprotokoll erstellen. Bei einer Betriebsprüfung sind die Zählprotokolle zusammen mit dem Kassenbuch, den dazugehörigen Belegen sowie den Tagesabschlüssen einzureichen.

Einzahlungen von der Kasse auf das Bankkonto müssen ebenfalls im Kassenbuch dokumentiert und der dazugehörige Einzahlungsbeleg aufbewahrt werden. Je nach Menge der Einnahmen und Ausgaben muss der Kassenbericht wöchentlich oder monatlich abgeschlossen und vom Verantwortlichen handschriftlich unterschrieben werden.

Tipps und Tricks rund ums Kassenbuch

Das richtige Werkzeug finden

Je nach Größe des Unternehmens, der Menge der Geschäftsvorfälle und Ihrem Budget gibt es verschiedene Arten, um ein Kassenbuch zu führen.

🛠  Software

Wenn Sie Ihr Kassenbuch lieber elektronisch führen möchten, benutzen Sie am Besten eine geeignete Software. Es gibt verschiedene Programme für Mac und PC: umfangreiche Buchhaltungsprogramme mit Kassenbuch-Funktion oder Cloud-basierte Online-Lösungen, auch als Freeware. Bei Cloud-Systemen sollten Sie auf die Datensicherheit achten und sich informieren, wie der Anbieter Ihre Daten verarbeitet. Die Übermittlung sensibler Daten sollte über eine verschlüsselte Verbindung durchgeführt werden. Auch Kassenbuch-Programme müssen, wie das Pendant aus Papier, den Anforderungen der GoBD entsprechen.

🛠  Excel

Das Kassenbuch über Excel oder ein ähnliches Tabellenprogramm am PC oder Mac zu führen, ist nicht zulässig, da diese Art und Weise nicht den Vorgaben zur ordnungsgemäßen Buchführung entspricht. Solange die Tabelle auf dem Rechner bearbeitet wird, ist sie veränderbar und manipulierbar. Sie können sich natürlich in Excel eine Kassenbuch-Tabelle erstellen, ausdrucken und handschriftlich ausfüllen.

🛠  Papierform

Sie können Vordrucke oder Vorlagen als Anleitung zum Führen eines Kassenbuchs nutzen. Es gibt vorgefertigte Kassenbücher im Schreibwarenhandel zu kaufen oder Excel-Vorlagen zum Ausdrucken im Internet.

Ordnung ist das halbe Leben

Sparen Sie sich Zeit und Nerven, und vor allem Geld, indem Sie Ihre Bücher vom ersten Tag an ordentlich führen. Zählen Sie am Besten täglich Ihre Barkasse und machen Sie einen Tagesabschluss. Das klingt vielleicht erstmal nach viel Arbeit, auf lange Sicht zahlt sich die Mühe aber aus.

Unstimmigkeiten und Fehlbeträge sollten unmittelbar aufgeklärt werden. Kommt es zu Diebstählen oder Unterschlagungen durch Mitarbeiter, sollten Sie diese zeitnah aufklären und die nötigen Konsequenzen ziehen. Denn im Falle einer Betriebsprüfung nach mehreren Jahren lassen sich die damaligen Umstände oftmals nicht mehr eindeutig nachvollziehen oder beweisen.

Kleinvieh macht auch Mist

Unternehmen, wie Kioske und Bäcker, die sehr viele kleine Bargeldumsätze machen und eine Vielzahl von Kunden bedienen, können Ihre Kasseneinnahmen täglich in einer Summe aufführen. Wichtig ist hierbei, dass sich das Zustandekommen der Summe durch entsprechende Belege nachvollziehen lässt.

Wenn Sie in einem Unternehmen Kassenbuch führen, in dem es mehrere Kassen gibt, dann sind die Haupt- und Nebenkassen, wie oben beschrieben, zu führen. Die Einträge der Nebenkassen werden dann täglich in den Bericht der Hauptkasse übertragen.

Alternativen zum Kassenbuch

Für das Kassenblatt und den Kassenbericht gelten die gleichen Anforderungen wie für das Kassenbuch. Mit dem Kassenblatt werden die Bareinnahmen und -ausgaben monatlich aufgezeichnet, in den Kassenbericht werden die Daten jedes Belegs übertragen und abgeheftet.

 

Elektronische Registrierkassen

Elektronische Registrierkassen haben den Vorteil, dass sie die Bargeldeinnahmen automatisch speichern, sodass Sie das Kassenbuch nicht mehr manuell führen müssen. Das spart Ihnen viel Zeit und Papierkram. Wenn eine elektronische Kasse verwendet wird, muss an jedem Tag ein Tagesabschluss (Tagesendsummenbon) gemacht und aufbewahrt werden.

Einige moderne Kassensysteme ermöglichen es auch, ein Kassenbuch auf dem iPad oder Tablet zu führen. In diesen Fällen verfügt das System meist über eine praktische Export-Funktion zum Versenden des Kassenberichts per E-Mail.

💡  Tipp für Ihre Kaufladen Kasse:

Ab 2017 müssen alle Registrierkassen in der Lage sein, die gesamten Geschäftsvorfälle digital auswertbar und manipulationssicher zu speichern und aufzubewahren. Viele neue Kassen bieten zusätzlich zu den Kassen-Funktionen ein integriertes Warenwirtschaftssystem und ein umfangreiches Berichtswesen.

Informieren Sie sich also rechtzeitig über ein geeignetes Kassensystem, falls Ihres den neuen Anforderungen noch nicht entspricht.

Quellen: Gründerlexikon, Debitoor, Das Unternehmerhandbuch, Gründerküche, Rechnungswesen-Portal

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