Die Zeit rennt: Unterziehen Sie Ihre Buchhaltung mitsamt Kasse jetzt dem GoBD-Check

GoBD, GoBS, GDPdU – alles irgendwie schon mal gehört, aber was bedeuten diese Buchstabenkombinationen denn nun eigentlich und wofür braucht man das? Sie können es sich bestimmt denken beziehungsweise wissen es natürlich längst: Diese lustigen Abkürzungen haben einen bürokratischen Hintergrund, genauer gesagt, einen buchhalterischen. Seit Anfang 2015 fliegen sie dem Einzelhändler regelmäßig um die Ohren und sorgen in einigen Fällen für Verwirrung. Aber wie heißt es so schön? Nichts wird so heiß gegessen wie es gekocht wird. Das gilt auch für die GoBD.

GoBD, GoBS und GDPdU

Die Abkürzung GoBD steht für “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Die Bedeutung dahinter ist eigentlich ganz einfach: Im Grunde regeln diese Grundsätze die Art der Buchführung und sind daher den meisten Einzelhändlern bereits bekannt.

GoBS:

  • Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme
  • BMF-Schreiben von 1995

Inhalt:

  • bildet zusammen mit HGB Rechtsgrundlage für Verfahrensdokumentation
  • Aufbewahrungspflicht für digitale Unterlagen
  • Daten müssen jederzeit verfügbar sein (für Dauer der Aufbewahrungspflicht)

GoBD:

Die GoBD bauen auf GoBS und GDPdU auf und haben diese Anfang 2015 abgelöst.

GDPdU:

  • Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
  • in Kraft seit 2002

Inhalt:

  • regelt Datenzugriff auf digitale Unterlagen (Betriebsprüfung)
    • Umfang und Art des Zugriffs
    • Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfung
    • Aufbewahrung und Archivierung von Unterlagen
  • stützt sich auf GoBS

 

GoBD-Check: Buchhaltung

Da die betrieblichen Abläufe in den Unternehmen zu unterschiedlich sind, werden in den GoBD keine genauen Aussagen zu Form, Inhalt und Umfang der zur Buchführung erforderlichen Unterlagen getroffen. Der Steuerpflichtige kann selbst darüber entscheiden, solange die grundsätzlichen Vorgaben eingehalten werden. Diese beziehen sich auf die Vollständigkeit, Richtigkeit, Unveränderbarkeit und Ordnungsmäßigkeit der Unterlagen.

Außerdem müssen die erfassten Daten nachvollziehbar und nachprüfbar sein. Ein sachverständiger Dritter muss sich jederzeit einen Überblick über die Lage des Unternehmens und alle im System vorhandenen Geschäftsvorfälle bzw. Informationen verschaffen können. Wichtig ist außerdem, dass Geschäftsvorfälle sowie Buchungen zeitnah erfasst werden und die Daten vor Verlust und unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Buchführung übernimmt allein der Steuerpflichtige, auch wenn er Dritte mit den Buchführungspflichten beauftragt. Den Vorgaben der GoBD zu folgen hat aber auch Vorteile für Sie und Ihr Unternehmen. Wenn alle Bücher korrekt und sorgfältig geführt werden, haben Sie stets einen Überblick über Ihre Geschäftszahlen und können gegebenenfalls Prozesse optimieren.

GoBD-Check: Kassensysteme

Wir gehen natürlich davon aus, dass Sie Ihre Buchhaltung bisher bereits ordnungsgemäß geführt haben. In diesem Fall sind die in den GoBD enthaltenen Grundsätze nicht neu für Sie.

Eine wichtige Änderung gibt es allerdings. Denn die GoBD nehmen auch Bezug auf die benutzte KassensoftwareAufgrund technischer Neuerungen und der zunehmenden Digitalisierung befand das Bundesministerium für Finanzen, dass die Grundsätze überarbeitet und auf den neuesten Stand der Zeit gebracht werden sollten. Demnach sollen ab 2015 alle steuerrelevanten Daten elektronisch gespeichert und aufbewahrt werden.

Unterschiedliche Kassensysteme und Betriebsabläufe erschweren die einheitliche Prüfung der Buchhaltung. Die GoBD sollen ein Mindestmaß an Standards und Regelungen einführen. Davon profitiert letztendlich nicht nur die Finanzverwaltung, sondern auch Sie. Ein Kassensystem, das Geschäftsvorfälle automatisch speichert und aufbewahrt, erspart auch Ihnen aufwendigen Papierkram und sichert Ihnen kostbare Zeit, die Sie in Ihr Unternehmen investieren können.

Alte Registrierkassen sind längst passé. Sie wurden in den meisten Fällen bereits durch moderne Computer-Kassen oder Tablet Kassen ersetzt. Natürlich gelten für diese Systeme die gleichen Regeln wie für die Buchführung mit Papier und Stift. Es gilt also zu prüfen, ob Ihre Kasse bereits gemäß der GoBD arbeitet. Ist dies nicht der Fall, heißt es entweder nachrüsten oder neu kaufen. Für 2015 und 2016 gilt noch die vom Ministerium gewährte Übergangsfrist. Ab Januar 2017 ist die elektronische Kassenführung dann Pflicht.

Technische Vorgaben und Standards werden allerdings nicht im Detail vorgegeben, da die IT-Landschaft kurzlebig ist und eingeführte Standards nie von Dauer sein würden. Vielmehr dienen die GoBD als Richtlinien, um Vorgehensweisen zu vereinheitlichen und Datenschutz zu gewährleisten. Zertifikate für eine GoBD-Konformität sind daher auch nur als Entscheidungshilfe anzusehen und werden von der Finanzverwaltung nicht berücksichtigt.

Diese Infos müssen auf einen Beleg:

  • Datum und Uhrzeit der Buchung
  • Eindeutige und fortlaufende Belegnummer
  • Belegaussteller und -empfänger
  • Beschreibung des Geschäftsvorfalls
  • Betrag der Buchung
  • Einzelpreis
  • Ausweisung von Rabatten, sofern vergeben
  • Mengenangaben
  • Währungsangabe
  • Mehrwertsteuersatz und -betrag
  • Zahlungsart (bar, unbar)
  • Umsatzsteueridentifikationsummer

Die GoBD Verfahrensdokumentation

Sie haben sich also einen Tag frei genommen und arbeiten sich konzentriert durch die Seiten der GoBD? Dafür gibt es von uns erstmal ein dickes Lob, denn das Gleiche haben wir auch gemacht und wissen daher, was für ein Spaß das ist. Bei der Lektüre wird Ihnen unter anderem das schöne Wort Verfahrensdokumentation begegnet sein.

Die in den GoBD erwähnte Verfahrensdokumentation dient als Nachweis über die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen. In ihr werden die organisatorischen und technischen Abläufe des Abrechnungsverfahrens beschrieben. Aus den Unterlagen muss hervorgehen, dass die steuerrelevanten Daten korrekt gespeichert und aufbewahrt werden.

Außerdem muss das verwendete Programm für die Erfassung der Daten beschrieben und erklärt werden. Im Falle einer Prüfung durch die Finanzbehörde dient die Verfahrensdokumentation dazu, sich schnell und einfach in das vorliegende System einzuarbeiten und die Daten prüfen zu können.

Eine Dokumentation ist nicht zwingend vorgeschrieben, solange die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt werden. Doch sie ist in jedem Fall auch für das jeweilige Unternehmen sinnvoll, da sie einen Überblick über die zur Buchführung verwendeten Systeme und Verfahren gibt sowie Vorgehensweisen und die Benutzung des eingesetzten Programms erklärt. Insbesondere wird dadurch neuen Mitarbeitern die Einarbeitung in bestehende Prozesse erleichtert.

Sie können selbst entscheiden, ob Sie die Verfahrensdokumentation elektronisch, in Papierform oder in einer Kombination aus beiden erstellen wollen. Die Unterlagen können auch aus mehreren Dokumenten bestehen oder auf andere verweisen.

Der Inhalt wird in den GoBD nicht konkret vorgegeben, allerdings gibt es einige Vorgaben, nach denen man sich richten sollte:

  • Allgemeine Beschreibung des Unternehmens
  • Anwenderdokumentation
  • Technische Systemdokumentation
  • Betriebsdokumentation

Hinweis:

Wir bitten Sie zu beachten, dass die hier aufgeführten Informationen und Hinweise weder eine Steuerberatung darstellen noch diese ersetzen. Hinsichtlich der Richtigkeit der Informationen übernehmen wir keinerlei Haftung. Sie können die offiziellen Texte zu GDPdU, GoBD und GoBS online einsehen. Für eine umfassende Information empfehlen wir eine Beratung durch einen Steuerberater.

Quellen: Bundesministerium der Finanzen, PSP München, Verband Elektronische Rechnung e.V., Audicon, SER Group

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