Registrierkassenpflicht – Ab 2017 gelten neue Anforderungen für Kassen

Mit der Einführung der Registrierkassenpflicht sind Unternehmer in Österreich seit Beginn diesen Jahres dazu verpflichtet, auf elektronische Kassensysteme umzusteigen. Laut dem Finanzamt soll eine Registrierkasse alle Geschäftsvorfälle einzeln speichern und aufbewahren. Ab nächstem Jahr gelten für die Kassen außerdem noch technische Sicherheitsanforderungen. Wie diese im Detail aussehen, lesen Sie hier.

Die Registrierkassenpflicht 2016: Einzelaufzeichnungen und Belegpflicht

Die Registrierkassenpflicht gilt in Österreich bereits seit 01. Januar 2016. Für alle Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 15.000 Euro und mehr als 7.500 Euro Barumsätzen im Jahr ist seitdem die elektronische Registrierkasse Pflicht.

Viele Unternehmer mussten entweder ihre alte Kasse nachrüsten lassen oder eine neue Kasse kaufen, die die gesamten Umsätze elektronisch erfassen und speichern kann. Die Regelung gilt nicht nur für Bargeld, sondern auch für Kartenzahlungen und mobile Zahlungsarten wie PayPal.

Darüber hinaus besteht die Belegerteilungspflicht, nach der für jeden Geschäftsvorfall ein Beleg erstellt werden muss. Der Kunde hat hierbei eine Mitwirkungspflicht, die darin besteht, den Beleg anzunehmen und mindestens bis zum Verlassen des Geschäfts aufzubewahren. Im Unternehmen muss eine Kopie des Belegs aufbewahrt werden, entweder in Papierform oder digital.

Erweiterung der Registrierkassenpflicht ab 2017: Sicherheitsverordnung für Kassen

Ab 2017 wird die Registrierkassenpflicht um die Sicherheitsverordnung erweitert. Kassensysteme sollen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet werden, um sie vor Manipulationen zu schützen.

Die Sicherheitsverordnung im Detail:

  • Datenerfassungsprotokoll
  • Umsatzzähler

  • Signaturerstellung

  • Verschlüssellungsalgorithmus (AES 256)

  • Kassenidentifikationsnummer (Kassen-ID)

Protokoll

Das Datenerfassungsprotokoll muss sämtliche Umsätze erfassen und zusammen mit dem Signatur-Code speichern, auch Trainings- und Stornobuchungen. Das Protokoll sollte vierteljährlich ohne Veränderungen auf einem externen, elektronischen Medium gespeichert und für mindestens sieben Jahre aufbewahrt werden. Außerdem muss es ab April 2017 möglich sein, das Protokoll jederzeit exportieren zu können.

Umsatzzähler

Der Summenspeicher oder Umsatzzähler der Registrierkasse muss alle Umsätze aufsummieren, Trainings- und Stornobuchungen dürfen allerdings nicht als Umsätze erfasst werden. Zum Monatsende sollen die Zwischenstände der Umsätze ermittelt und im Datenerfassungsprotokoll gespeichert werden. Zum Ende des Kalenderjahres muss ein Beleg mit dem Zählerstand ausgedruckt und aufbewahrt werden.

Signatur (Sicherheitscode)

Die Signaturerstellung dient zur Verhinderung von nachträglichen Manipulationen, indem sämtliche Umsätze über die elektronische Signatur miteinander verkettet werden. Die Signatur erscheint in Form eines QR-Codes auf jedem ausgedruckten Beleg sowie im Datenerfassungsprotokoll. Trainings- und Stornobuchungen müssen als solche in der Signatur gekennzeichnet werden.

Woher bekomme ich die Signatur für meine Kasse?

Sie können ein Signaturzertifikat bei A-Trust oder Global Trust erwerben, aber auch bei zertifizierten Händlern im gesamten EU-Raum. Nach dem Erwerb muss das Zertifikat auf FinanzOnline mit der Seriennummer, der Art der Signaturerstellung und der Kassen-ID registriert werden. Die Registrierung ist seit Juli 2016 möglich und muss bis spätestens 01. April 2017 erfolgt sein. Vorher kann die Signaturerstellung auch ohne Registrierung verwendet werden.

Ein Ausfall der Signaturerstellung muss FinanzOnline innerhalb von 48 Stunden gemeldet werden und die Belege sind während dieser Zeit mit dem Vermerk „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ zu versehen. Bei einem Ausfall der Registrierkasse gilt die Pflicht, Umsätze händisch zu erfassen und nach dem Ausfall in das System nachzutragen.

Diese Informationen enthält der Sicherheitscode:

  • Kassen-ID
  • fortlaufende Nummer
  • Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
  • Betrag der Zahlung, getrennt nach Steuersatz
  • Seriennummer des Signaturzertifikates
  • Signaturwert des vorherigen Umsatzes (beim ersten Beleg erscheint stattdessen die Kassen-ID)

Quellen: Bundesministerium für Finanzen (AT), SynCore Systems, Registrierkassen-Österreich, Registrierkassen Test, Finanz-Ratgeber Österreich

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